Audit op afstand

Deze bijzondere tijd vraagt om flexibiliteit en improvisatie, want er zijn zaken die gewoon door moeten lopen. De jaarlijkse audit van TWS voor de VCA*- en ISO 9001 normering is er daar één van.

Het werk, zij het wat aangepast, gaat door en veiligheid blijft gewoon een prioriteit bij TWS. Het is niet de eerste keer dat TWS de audits moet doorlopen, maar normaal gesproken komt de auditor fysiek langs. Op die wijze kunnen al het materiaal en procedures eenvoudig gecontroleerd worden. Dit jaar gaat het anders, de auditor van TÜV Nederland heeft deze audit grotendeels vanuit zijn kantoor afgenomen. Het scheelde uiteraard dat dit niet de eerste audit was die TWS en TÜV Nederland samen doorgelopen hebben. Met de ervaring uit eerdere audits kon er dit jaar snel geschakeld worden. Voor beide organisaties was het nieuw om een audit op afstand te doen maar met een gedegen voorbereiding bleek het uiteindelijk heel goed te doen.

Vooraf aan de audit is er door TWS zoveel mogelijk documentatie digitaal aangeleverd, zodat bijvoorbeeld alle certificaten, keuringsrapporten van klimmateriaal en gereedschap gecontroleerd kon worden. Op die punten kon de audit dus al afgehandeld worden. Maar een audit is meer dan het opsturen van documentatie, mensen moeten worden geïnterviewd en steekproefsgewijs moeten projecten die binnen de scope van TWS vallen gecontroleerd worden.

Anno 2020 kan je op afstand toch prima op elkaars beeldscherm meekijken en ook via Skype is oogcontact goed mogelijk. En zo kon deze audit dus gewoon doorgang vinden. Rutger Muijsers, algemeen directeur van TWS werd via Skype een uur lang geïnterviewd en zo kon de auditor een prima beeld krijgen hoe de zaken ervoor stonden. En ook dit jaar was dat weer prima!

Binnen TWS een verbetertraject; iets wat continu doorloopt voor de ISO 9001 normering. Fundamenteel in deze normering is dat er een duidelijk plan is, dat je het werk evalueert en goed beoordeelt of de vooraf gemaakte plannen het beoogde resultaat gaan opleveren. Alles met als doel dat je leert van ervaringen en zo een verbetering levert op de kwaliteit van je organisatie, dienst, product en proces.

Hans Albers, veiligheidskundige van TWS, is net als alle voorgaande jaren het aanspreekpunt voor de auditor. “Het was wel even wennen, maar eigenlijk ging het verassend goed”. Door middel van het ‘delen van schermen’ kon door Hans alle documenten waar om gevraagd werd van de eigen server halen en waren deze live door de auditor te beoordelen. Daarnaast werden via Skype ook nog een aantal projectleiders geïnterviewd en was dit allemaal naar volle tevredenheid van TÜV Nederland.

Op één onderdeel na was de audit hiermee afgerond. Het laatste onderdeel was het enige onderdeel wat niet op afstand maar wel met gepaste afstand afgerond moest worden.

Voor een VCA-normering is het altijd noodzakelijk om te controleren of een project in de praktijk is uitgevoerd op gelijke wijze aan de vooraf bepaalde en omschreven projectbeschrijving. Het gekozen controleproject dit jaar was een straalverbinding in de Cellnex toren in Mierlo. Afzonderlijk zijn de auditor en Hans met de lift omhooggegaan en ook de rest van deze audit kon op gepaste afstand van elkaar uitgevoerd worden.

Hiermee was het laatste onderdeel van deze audit afgerond en naar tevredenheid!

Een audit anders dan anders, resultaat wel hetzelfde, geslaagd!